Globale Suche

Die globale Suche findet Inhalte in allen Dokumenten, die Sie in Dokumente öffnen dürfen: PDFs und Office-Dateien, Bilder, Videos und Audioaufnahmen – über alle Kontakte hinweg. Bei Aufnahmen durchsucht sie auch das Gesprochene und springt beim Öffnen direkt an die passende Stelle.

Suche öffnen

• Tastenkürzel: Cmd + K (Mac) oder Strg + K (Windows, Linux) – überall in Clapilot.
• Lupe: das Lupensymbol oben links neben dem Menü.
• iPhone, iPad und Mac: das Dokumentensuche-Symbol oben im Seitenmenü; am Mac auch Cmd + K.

Tippen Sie mindestens zwei Zeichen. Die Ergebnisse erscheinen während des Tippens.

Suchen und filtern

• Wörter, Namen und Nummern: Aktenzeichen, Rechnungsnummern und Namen finden Sie so, wie Sie sie eintippen, zum Beispiel 12 O 345/24 oder RE-2026-0042. Wortformen werden erkannt: Rechnungen findet auch Rechnung.
• Nach Bedeutung: Ist in Clapilot ein Embedding-Modell eingerichtet, findet die Suche auch Treffer mit anderen Worten, etwa Ersatzteillager für eine „Bestandsliste der Ersatzteile“. Ohne Embedding-Modell sucht sie nur im Text; ein Hinweis unter dem Suchfeld sagt das.
• Typ: Mit Alle, Dokumente, Bilder, Videos und Audio schränken Sie die Ergebnisse ein.
• Tastatur: Mit ↑ ↓ wählen Sie einen Treffer, Enter öffnet ihn, Esc schließt die Suche.

Die Treffer

Die Treffer sind nach Typ gruppiert. Jeder Treffer zeigt Titel, einen Textausschnitt mit den markierten Suchwörtern, den Kontakt und das Datum.

• Bilder zeigen ein Vorschaubild.
• Videos zeigen ein Standbild und – wenn der Treffer im Gesprochenen oder in einem Bild des Videos liegt – die Zeitmarke, etwa 1:30.
• Audio zeigt den passenden Ausschnitt der Abschrift und die Zeitmarke.

Ein Klick öffnet das Dokument in der Vorschau. Videos und Aufnahmen starten an der Zeitmarke des Treffers.

Aufnahmen und Videos

Clapilot schreibt Audiodateien (MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC) und die Tonspur von Videos (MP4, MOV, M4V, WebM, MKV, AVI) beim Hochladen ab, in Abschnitten von 30 Sekunden. Bei Videos beschreibt es zusätzlich einige Standbilder. Die Abschrift nutzt das Spracherkennungsmodell, das Ihr Administrator unter Einstellungen → ClapilotAICore → Audio eingerichtet hat. Lange Dateien werden bis zu einer festen Länge abgeschrieben (Standard: die ersten 30 Minuten). Ist keine Spracherkennung eingerichtet, findet die Suche eine Aufnahme nur über ihren Titel und ihre Angaben.

Wer was findet

• Sie finden alle gemeinsamen Dokumente Ihres Arbeitsbereichs und Ihre eigenen privaten Dokumente – genau das, was Sie auch in Dokumente sehen. Private Dokumente anderer Personen erscheinen nie.
• Die Suche ist nur für Sie da: Ihre Treffer werden nicht an den Agenten weitergegeben. Der Agent arbeitet im Chat weiter nur mit den Dokumenten des gerade gewählten Kontakts.