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DEENIT
Tägliche Arbeit

Dokumente

Dateien hochladen, ordnen, finden und in der Vorschau mit KI-Analyse prüfen – plus Word, Excel und Markdown direkt in Clapilot bearbeiten, teilen und versenden.

In Clapilot öffnen

In Dokumente liegt die gemeinsame Ablage Ihres Teams. Clapilot liest jede Datei, erkennt Art und Inhalt, ordnet sie einem Kontakt zu und schreibt eine kurze Zusammenfassung. Der Agent kann alle Dokumente durchsuchen und daraus zitieren.

Die Ablage

Dokumentenablage mit Werkzeugleiste, Ordnern und Dateiliste
Dokumentenablage mit Werkzeugleiste, Ordnern und Dateiliste
  1. Neuer Ordner – legt einen physischen Ordner an.
  2. Neues Dokument – erstellt ein Word Dokument, eine Excel Tabelle, ein Markdown Dokument oder eine Notiz.
  3. Dateien wählen – lädt Dateien hoch; das Symbol daneben lädt einen ganzen Ordner hoch.
  4. Suche – durchsucht Titel und Inhalte.
  5. Kontakt filtern – zeigt nur Dokumente eines Kontakts; rechts daneben filtern Sie nach Kategorie, darunter wählen Sie die Sortierung.
  6. Liste / Grid / Ordner – wechselt die Ansicht.
  7. Alle Dokumente – darunter Ohne Ordner und die angebundenen Speicher Google Drive, Microsoft 365 und reMarkable Notizen.
  8. Intelligente Ordner – virtuelle Ordner, die Clapilot aus den erkannten Dokumentarten bildet, etwa Steuererklärungen, Verträge oder Korrespondenz. Darunter folgen Ihre eigenen Ordner.
  9. Aktionen – das Menü einer Datei (siehe unten).

Hochladen per Drag-and-drop: Ziehen Sie Dateien oder ganze Ordner irgendwo auf die Seite oder direkt auf einen Ordner links. Vorhandene Dokumente verschieben Sie ebenso per Drag-and-drop in einen Ordner. Bei sehr vielen Dateien fragt Clapilot, ob es sie nur indexieren, eine Stichprobe analysieren oder alles analysieren soll.

Vorschau und KI-Analyse

Das Augensymbol einer Zeile öffnet die Vorschau.

Dokumentvorschau mit PDF-Ansicht, Freigabelink und KI-Analyse
Dokumentvorschau mit PDF-Ansicht, Freigabelink und KI-Analyse
  1. Freigabelink – schaltet einen Link frei, mit dem Sie das Dokument auch Personen ohne Clapilot-Zugang zeigen können. Ist er aktiv, kopieren Sie ihn mit einem Klick.
  2. AI-Analyse – die Kurzfassung des Inhalts und, falls sinnvoll, ein Vorschlag für einen besseren Dateinamen.
  3. Workflow – was Clapilot mit dem Dokument gemacht hat: Dokument verstanden, Analysiert, zugeordneter Kontakt und ob weitere Maßnahmen nötig sind. Unter Extraktionsdetails sehen Sie die erkannten Felder.

Oben rechts laden Sie die Datei herunter, öffnen sie in einem neuen Fenster oder schließen die Vorschau.

Das Dateimenü

Aktionsmenü einer Datei mit Vorschau, Bearbeiten, Versand und Verschieben
Aktionsmenü einer Datei mit Vorschau, Bearbeiten, Versand und Verschieben
  1. Aktionen – Vorschau; Im Word Canvas öffnen oder Im Excel Canvas öffnen für Office-Dateien; Vorgang öffnen springt zum zugehörigen Kontakt; Als Brief versenden und Als Fax senden verschicken das Dokument; außerdem Herunterladen, Als PDF exportieren, Umbenennen, Verschieben nach und Löschen.

Mit einem Rechtsklick auf eine Datei erreichen Sie zusätzlich Kopieren und Teilen – per E-Mail, Fax, Post oder in einen Team-Chat-Kanal beziehungsweise als Direktnachricht.

Word, Excel und Markdown bearbeiten

Office-Dateien bearbeiten Sie direkt in Clapilot:

  • Word Editor – Texte mit Formatierungen, Tabellen und Bildern. Cmd/Strg + S speichert.
  • Excel Editor – Tabellen mit Formeln, Formatierungen und mehreren Blättern; XLSX, XLS und CSV.
  • Markdown – schlanke Textdokumente, ideal für Checklisten und Vorlagen.

Der Agent kann in allen drei Formaten schreiben: „Erstelle ein Word-Dokument mit einem Anschreiben an Elbtal Logistik zur Fristverlängerung.“

Das können Sie den Agenten fragen

  • „Finde den Dienstleistungsvertrag mit TechVentures und fasse die Haftungsregeln zusammen.“
  • „Welche Dokumente von Perspektive Pflege sind diesen Monat eingegangen?“
  • „Lege alle Belege ohne Ordner in den Ordner Geschäftskonto.“
  • „Sende die Jahresabschluss-Auswertung als Brief an die Geschäftsführung von Elbtal Logistik.“