Kontakte

Unter Kontakte verwalten Sie Kunden, Mandanten, Geschäftspartner und andere Personen oder Organisationen, mit denen Ihr Team arbeitet. Jeder Kontakt bündelt alles, was dazugehört: E-Mails, Aufgaben, Fristen, Dokumente, Notizen und einen Zeitverlauf. Kontakte sind für das ganze Team sichtbar.

Die Kontaktliste

12345

1. Suche – findet Kontakte nach Namen, Vorgängen oder Inhalten.
2. Filter – Aktive Kunden, Mit offenen Aufgaben, Frist heute, diese Woche, diesen Monat oder Inaktiv.
3. Sortierung – nach Vorname, Nachname, Firma, zuletzt aktualisiert oder Erstellungsdatum.
4. Neuer Kunde – legt einen Kontakt an.
5. Kontakt – ein Klick öffnet die Kontaktakte.

Die Spalten zeigen die Priorität (etwa Wichtig oder Aktiv), offene Aufgaben, unbeantwortete Mails und den Typ: Privatperson, Unternehmen oder Verein/Stiftung.

Die Kontaktakte

12345

1. Name und Typ – mit dem Hinweis, ob für diesen Kontakt eine Web-Recherche eingerichtet ist.
2. Schnellaktionen – E-Mail senden, Anrufen, Web-Recherche starten und Bearbeiten.
3. Vorgang – die Vorgangszentrale. Weitere Reiter: Dokumente (mit Anzahl und Upload), Zeitverlauf mit allen Ereignissen und Mehr mit Stammdaten, Notizen und Aufgaben.
4. Nächste Aktion – was als Nächstes zu tun ist, zum Beispiel eine Aufgabe prüfen.
5. AI-Zusammenfassung – eine kurze Einschätzung des aktuellen Stands: Fristen, offene Aufgaben, unbeantwortete E-Mails.

Oben in der Vorgangszentrale zählen Kacheln Mails, Aufgaben, Fristen, Dokumente, Notizen und Agentenläufe. Darunter zeigt eine Leiste den Weg eines Vorgangs von Posteingang über Kontext, Aufgabe, Frist und Dokument/Antwort bis zur Freigabe. Heute und Diese Woche listen die anstehenden Punkte.

Hat Clapilot im Web Informationen zu einem Unternehmen gefunden – etwa Website, Logo oder Branche –, erscheint ein Vorschlag, den Sie mit Vorschlag übernehmen in die Stammdaten schreiben.

Einen Kontakt anlegen

1234

1. Typ – Privatperson, Unternehmen oder Verein/Stiftung.
2. Name – bei Personen der Nachname, bei Unternehmen der Firmenname. Daneben die E-Mail-Adresse.
3. Mehr Details – Adresse, Telefon, Steuernummer, Rechtsform, Branche und weitere Felder.
4. Kunde anlegen – speichert den Kontakt.

Während Sie tippen, prüft Clapilot, ob es den Kontakt schon gibt. Findet es einen ähnlichen Eintrag, bietet es Profil öffnen oder das Zusammenführen an – so entstehen keine Dubletten.

Viele Kontakte auf einmal übernehmen Sie als VCF-Datei unter Einstellungen → Module → Kontakte.

Das können Sie den Agenten fragen

• „Zeig mir alle offenen Aufgaben zu Elbtal Logistik.“
• „Was ist der aktuelle Stand bei Perspektive Pflege?“
• „Lege einen neuen Kontakt an: Hansa Werkbau GmbH, Hamburg, Branche Bau.“
• „Welche Kontakte haben diese Woche eine Frist?“