Usare Clapilot senza indovinare i percorsi
Questa guida spiega i flussi di lavoro principali così come li vede l'utente nell'app: dove fare clic, cosa controllare e come capire che il passaggio è concluso.
I flussi più importanti come immagini
Queste immagini spiegano visivamente i flussi di lavoro. Le schede sotto restano la guida precisa passo per passo.
Mostra il percorso verso Profilo, i campi per nome, e-mail, immagine profilo e password, e il punto di salvataggio.
Mostra il collegamento tramite Google, Microsoft, iCloud o IMAP e il controllo successivo nella posta in arrivo.
Mostra il flusso quotidiano da caricamento e anteprima a domanda in chat e attività o bozza e-mail risultante.
Pronto in 30 minuti
Ogni scheda mostra sia il link diretto sia il normale percorso di clic nell'app. Usa il link se hai già effettuato l'accesso.
Nome, e-mail, immagine profilo e password vengono usati in Team Chat, nelle firme e-mail e nelle risposte dell'agente.
Nome e immagine appaiono correttamente in Team Chat e nell'area profilo.
- 1Accedi e apri Profilo.
- 2Controlla nome visualizzato, e-mail di accesso e immagine profilo.
- 3Se necessario, scegli un'immagine profilo, spostala e ingrandiscila nella finestra di ritaglio, quindi applica il ritaglio.
- 4Imposta o modifica la password se l'account è stato appena creato.
- 5Salva le modifiche e ricarica la pagina una volta.
Solo dopo il collegamento Clapilot può leggere le e-mail personali, preparare bozze di risposta e inviare a tuo nome.
Vedi messaggi reali in E-mail e puoi aprire o inviare una bozza.
- 1Scegli Google Workspace, Microsoft 365, Apple iCloud oppure IMAP/SMTP.
- 2Segui la finestra OAuth oppure inserisci server, indirizzo e app password.
- 3Salva la connessione.
- 4Apri E-mail e verifica che la posta in arrivo si carichi senza avvisi.
I documenti alimentano ricerca, contesto cliente, allegati e-mail e lavoro in Word/Excel.
Il file è nella posizione corretta e si apre dall'anteprima.
- 1Apri Documenti.
- 2Trascina un file nella lista oppure usa Carica.
- 3Scegli cartella o cliente se il file appartiene a un cliente.
- 4Apri l'anteprima e controlla riepilogo, testo estratto e download.
Le attività mostrano cosa richiede attenzione oggi e sono il punto più semplice per delegare lavoro a persone o agenti.
L'attività ha lo stato corretto e si ritrova tramite ricerca o contesto cliente.
- 1Apri Attività e scegli una board.
- 2Crea un'attività con titolo, scadenza e priorità.
- 3Trascina l'attività in un'altra colonna oppure cambia lo stato.
- 4Apri il dettaglio e controlla cliente, origine e commenti.
L'agente può navigare, trovare documenti, preparare bozze, creare attività e usare moduli.
L'agente indica gli oggetti modificati oppure apre direttamente la pagina corretta.
- 1Scrivi obiettivo e contesto, non solo la domanda.
- 2Menziona clienti, documenti o attività quando li conosci.
- 3Controlla le modifiche proposte prima di inviare, eliminare o pubblicare.
- 4Chiedi un breve riepilogo delle azioni eseguite.
Lavoro quotidiano
Rispondere a un'e-mail
Passare da una nuova e-mail a una bozza di risposta controllata.
- 1Apri E-mail. Se la posta in arrivo è piena, passa alla vista Smart con filtri come "Importanti" o "Risposta necessaria".
- 2Apri un messaggio che richiede risposta.
- 3Controlla contesto cliente, attività/scadenze rilevate e bozza preparata.
- 4Usa Rispondi nella barra dettagli per modificare il suggerimento o scrivere una risposta manuale.
- 5Invia, modifica oppure trasforma i risultati in attività o evento calendario.
Trovare un documento
Trovare un documento tramite ricerca, cartella o cliente.
- 1Inserisci termine di ricerca, cliente o tipo documento.
- 2Ordina lista o griglia.
- 3Apri l'anteprima e controlla il riepilogo AI.
- 4Per file Office, continua direttamente in Word Editor o Excel Editor.
Preparare un appuntamento
Creare una voce calendario da linguaggio naturale.
- 1Apri Calendario e avvia un nuovo evento.
- 2Descrivi con chi, quando, perché e la durata desiderata.
- 3Controlla il suggerimento e salva.
- 4Se deriva da un'e-mail, usa l'azione nella vista dettaglio e-mail.
Tutte le aree in sintesi
Una breve panoramica di ogni area nella barra laterale. Per ogni area c'è una frase di esempio da inviare all'agente così com'è o da adattare.
Dashboard
/La pagina iniziale: appuntamenti di oggi, nuove e-mail, attività aperte e novità a colpo d'occhio.
"Riassumi cosa è importante per me oggi."
Posta in arrivo con vista Smart, bozze di risposta e collegamenti a clienti e attività.
"Rispondi all'e-mail della signora Berger in tono cordiale e proponi due orari."
Attività
/aufgabenBoard con colonne e una vista dettaglio con cliente, commenti e cronologia.
"Crea un'attività 'Richiedere documenti' con scadenza venerdì."
Calendario
/calendarCreare e spostare appuntamenti, anche direttamente dalle e-mail.
"Blocca domani dalle 14 alle 15 per il controllo dei giustificativi."
Clienti
/mandantenIl fascicolo cliente: contatti, documenti, attività e note per ogni cliente.
"Mostrami tutte le attività aperte per la panetteria Schmidt."
Documenti
/dokumenteArchivio con cartelle, anteprima, riepilogo AI e modifica Word/Excel.
"Trova il contratto di affitto del 2024 e riassumilo in tre frasi."
Note
/modules/notizenNote rapide da ritrovare in seguito e da rielaborare con l'agente.
"Crea una nota con i punti principali di questa chat."
Chat del team
/team-chatCanali per il tuo team. Menziona l'agente con @ perché partecipi.
"@Agente, riassumi brevemente la discussione in questo canale."
Automazioni
/geplante-aufgabenPianificare attività ricorrenti dell'agente, ad esempio promemoria o report periodici.
"Ricordami ogni lunedì alle 8 la pianificazione settimanale."
Social Media
/modules/social-mediaCreare, pianificare e pubblicare post per LinkedIn e altri canali.
"Prepara un post LinkedIn sul nostro nuovo servizio di consulenza."
Agente chiamate e fax
/modules/call-agentL'agente telefona o invia fax per te e registra il risultato.
"Chiama lo studio e conferma l'appuntamento di giovedì."
Posta fisica
/physische-postInviare documenti come lettera cartacea per posta e seguire lo stato di spedizione.
"Invia questa lettera per posta al signor Maier a Monaco."
Moduli e skill
/modulesLo store per moduli aggiuntivi come Wiki, News o Video Studio. I moduli installati appaiono nella barra laterale.
"Quali moduli sono installati e cosa può fare Video Studio?"
Impostazioni
/profilProfilo, password, collegamento della casella e altre impostazioni personali.
"Apri le impostazioni della mia casella di posta."
Lavorare con l'agente
Gli agenti sono aiutanti di lavoro, non una casella di ricerca.
Dai all'agente un obiettivo, contesto e formato desiderato. Più chiara è l'attività, meglio può aprire pagine, usare strumenti e riepilogare modifiche.
Come capire che tutto funziona
- Il profilo mostra nome e immagine corretti.
- Le e-mail si caricano senza avvisi di connessione.
- Un documento caricato è ricercabile e si apre.
- Un'attività può essere creata, trovata e spostata.
- L'agente può aprire una pagina o riepilogare una modifica concreta che ha eseguito.