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Lavoro quotidiano

Documenti

Caricare, organizzare, trovare e controllare i file nell'anteprima con analisi AI, e inoltre modificare, condividere e inviare Word, Excel e Markdown direttamente in Clapilot.

Apri in Clapilot

In Documenti si trova l'archivio condiviso del tuo team. Clapilot legge ogni file, ne riconosce tipo e contenuto, lo associa a un contatto e scrive un breve riepilogo. L'agente può cercare in tutti i documenti e citarli.

L'archivio

Archivio documenti con barra degli strumenti, cartelle ed elenco dei file
Archivio documenti con barra degli strumenti, cartelle ed elenco dei file
  1. Nuova cartella: crea una cartella fisica.
  2. Nuovo documento: offre Nuovo documento Word, Nuovo foglio Excel, Nuovo documento Markdown e Nuova nota.
  3. Scegli file: carica file; l'icona accanto carica un'intera cartella.
  4. Cerca: cerca in titoli e contenuti.
  5. Filtra contatto: mostra solo i documenti di un contatto; a destra filtri per Categoria, sotto scegli l'Ordinamento.
  6. Lista / Griglia / Cartelle: cambia la vista.
  7. Tutti i documenti: sotto trovi Senza cartella e gli archivi collegati Google Drive, Microsoft 365 e Note reMarkable.
  8. Cartelle intelligenti: cartelle virtuali che Clapilot crea a partire dai tipi di documento riconosciuti, ad esempio Dichiarazioni fiscali, Contratti o Corrispondenza. Sotto seguono le tue Cartelle.
  9. Azioni: il menu di un file (vedi sotto).

Caricare trascinando: trascina file o intere cartelle in un punto qualsiasi della pagina o direttamente su una cartella a sinistra. Allo stesso modo sposti i documenti esistenti in una cartella trascinandoli. Con moltissimi file Clapilot ti chiede come procedere: Solo indicizzare, Avvia campione (analizza prima alcuni file) oppure Analizza tutto.

Anteprima e analisi AI

L'icona a forma di occhio in una riga apre l'anteprima.

Anteprima del documento con vista PDF, link di condivisione e analisi AI
Anteprima del documento con vista PDF, link di condivisione e analisi AI
  1. Link di condivisione: attiva un link con cui puoi mostrare il documento anche a persone senza accesso a Clapilot. Quando è attivo, lo copi con un clic.
  2. Analisi AI: il riepilogo del contenuto e, se utile, un suggerimento per un nome file migliore.
  3. Workflow: cosa ha fatto Clapilot con il documento: Documento compreso, Analizzato, il contatto associato e se servono altre azioni. In Dettagli estrazione vedi i campi riconosciuti.

In alto a destra scarichi il file, lo apri in una nuova finestra o chiudi l'anteprima.

Il menu del file

Menu azioni di un file con anteprima, modifica, invio e spostamento
Menu azioni di un file con anteprima, modifica, invio e spostamento
  1. Azioni: Anteprima; Apri in Canvas Word o Apri in Canvas Excel per i file Office; Apri pratica passa al contatto collegato; Invia come lettera e Invia come fax spediscono il documento; inoltre Scarica, Esporta come PDF, Rinomina, Sposta in ed Elimina.

Con un clic destro su un file trovi anche Copia e Condividi: via email, fax, posta o in un canale della chat del team oppure come messaggio diretto.

Modificare Word, Excel e Markdown

I file Office si modificano direttamente in Clapilot:

  • Word Editor: testi con formattazione, tabelle e immagini. Cmd/Ctrl + S salva.
  • Excel Editor: tabelle con formule, formattazione e più fogli; XLSX, XLS e CSV.
  • Markdown: documenti di testo leggeri, ideali per checklist e modelli.

L'agente sa scrivere in tutti e tre i formati: “Crea un documento Word con una lettera a Elbtal Logistik per la proroga della scadenza.”

Cosa puoi chiedere all'agente

  • “Trova il contratto di servizi con TechVentures e riassumi le clausole sulla responsabilità.”
  • “Quali documenti di Perspektive Pflege sono arrivati questo mese?”
  • “Metti tutte le ricevute senza cartella nella cartella Geschäftskonto.”
  • “Invia l'analisi del bilancio annuale come lettera alla direzione di Elbtal Logistik.”